Privacy policy

SAMENVATTING PRIVACYVERKLARING

(i) Inleiding

CVSO Waalse Krook bestaande uit Stad Gent, imec, Universiteit Gent en Provincie Oost-Vlaanderen (hierna de Partners), hecht veel belang aan uw recht op privacy en doet alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

Deze korte samenvatting heeft tot doel u te informeren over de manier waarop CVSO Waalse Krook uw Persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten, online of in persoon. Wilt u meer weten? Dan nodigen wij u uit om onze volledige Privacyverklaring te lezen, waarin alles in detail wordt uitgelegd.

(ii) Van wie verzamelen wij persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten?

Gegevens van bezoekers van onze websites www.dekrook.be en www.comon.gent;
Gegevens van personen die zich inschrijven op onze elektronische mailings of nieuwsbrieven;
Gegevens van personen die zich inschrijven voor onze activiteiten;
Gegevens van personen die vergaderzalen reserveren;
Gegevens van personen die het contactformulier invullen;
Gegevens van personen die het voorstelformulier voor de uitdagingen invullen;
Gegevens van personen die een reactie plaatsen op de website;
Gegevens van personen die een stem uitbrengen via het stemformulier.

(iii) Welke Persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen een aantal persoonsgegevens (zoals identificatiegegevens en contactgegevens) voor zover deze relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben. Indien bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere slechts optioneel, geven wij dit duidelijk aan zodat u kan kiezen om ons uw persoonsgegevens al dan niet te verstrekken.

Wij verwerken persoonsgegevens van personen die zich inschrijven voor en/of deelnemen aan onze activiteiten en evenementen, personen die vergaderzalen reserveren of bezoekers van onze website. De meeste persoonsgegevens bekomen wij rechtstreeks van betrokkene.

We verwerken eveneens bepaalde niet-direct identificerende gegevens wanneer u onze website bezoekt, zoals het type browser dat u gebruikt, het besturingssysteem dat u gebruikt, uw IP-adres, enz.

Het is zeker niet de bedoeling dat we gevoelige gegevens van u zullen verwerken. In de gevallen dat we op indirecte wijze toch gevoelige gegevens van u verwerken, bijvoorbeeld als gevolg van de evenementen die we organiseren, dan zullen we de uiterste zorg dragen voor deze gegevens.

(iv) Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij uw Persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken bovengenoemde Persoonsgegevens om de volgende doeleinden te bereiken:

Voor het beheer van onze website
Voor marketingdoeleinden, onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich heeft ingeschreven)
Voor statistische doeleinden
Om u informatie te sturen met betrekking tot toekomstige activiteiten
Voor de administratie verwerking en opvolging van uw inschrijving
Voor de administratieve verwerking en opvolging van uw reservatie
Om u concrete informatie met betrekking tot uw reservering te kunnen bezorgen
Voor de registratie voor en deelname aan events
Voor het leveren van diensten en dienstverlening van Comon

(v) Wat doen wij om uw Persoonsgegevens te beschermen?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat afgestemd is op de specifieke risico’s die wij geïdentificeerd hebben. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking.

(vi) Hoelang bewaren wij uw Persoonsgegevens?

Wij bewaren uw Persoonsgegevens voor de periode waartoe wij wettelijk verplicht zijn dit te doen of voor zo lang dit essentieel is voor de doeleinden van de verwerking of voor de (contractuele) relatie.

(vii) Wat zijn uw rechten?

Voor elke verwerking van uw Persoonsgegevens, kunt u de volgende rechten uitoefenen door een mail te sturen naar administratie@dekrook.be of via post naar CVSO Waalse Krook, Platteberg 11, 9000 Gent. Voor meer info: zie artikel 5 van de uitgebreide privacyverklaring hieronder.

Recht van toegang en inzage
Recht van verbetering, verwijdering en beperking
Recht van verzet
Recht van intrekken toestemming
Recht om klacht in te dienen
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde beslissingen en profilering
Recht van vrije gegevensoverdracht

INHOUDSOPGAVE

Artikel 1 - Algemeen
Artikel 2 - Verzamelde persoonsgegevens
Artikel 3 - Doeleinde van de verwerking
Artikel 4 - Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Artikel 5 - Duur van de verwerking
Artikel 6 - Uw rechten
Artikel 7 - Veiligheid en vertrouwelijkheid
Artikel 8 - Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Artikel 1 – ALGEMEEN

1.1 Uw privacy is heel erg belangrijk voor ons. In het kader van onze activiteiten, verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij Persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is gemaakt om u als bezoeker van onze website en wanneer u gebruik maakt van onze diensten, te informeren over hoe we omgaan met Uw Persoonsgegevens, zijnde alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon (hierna ‘‘Persoonsgegevens’’) en hoe u controle over deze gegevens kunt uitvoeren. Lees deze privacyverklaring aandachtig door, aangezien deze Uw rechten en plichten ten opzichte van CVSO Waalse Krook bevat.

Deze Privacyverklaring is bedoeld om u op een transparante manier te informeren over de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze activiteiten, het doel, de manier waarop we het gebruiken en de rechten die u hebt met betrekking tot de verwerking van dergelijke persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring kan regelmatig worden bijgewerkt. Daarom raden we U aan om deze regelmatig te raadplegen.

1.2 De verantwoordelijke voor de verwerking van Uw Persoonsgegevens is

CVSO Waalse Krook met maatschappelijke zetel te 9000 Gent aan het Miriam Makebaplein nr. 1, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, onder ondernemingsnummer 0819.226.861, (bibliotheek@stad.gent, tel.: 09/323.68.00).

1.3 Het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens is onderworpen aan strikte voorwaarden. CVSO Waalse Krook handelt te allen tijde in overeenstemming met:

i. De Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van Persoonsgegevens; en/of
ii. Alle (toekomstige) Belgische wetten ter uitvoering van deze Verordening.

Deze privacyverklaring is van toepassing op hoe we omgaan met Uw Persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening.

Indien U gebruik wilt maken van onze Diensten, hebben we Uw uitdrukkelijke goedkeuring van deze privacyverklaring nodig. Dit betekent dat U akkoord bent met hoe we Uw Persoonsgegevens gebruiken en verwerken.

Artikel 2 – VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS

2.1 Gegevens die wij verwerken:

Wij kunnen onderstaande Persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze relevant zijn voor de doeleinden waarvoor we ze nodig hebben zoals uiteengezet in artikel 3 hieronder. Indien bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere slechts optioneel, geven wij dit duidelijk aan zodat u kan kiezen om ons uw Persoonsgegevens al dan niet te verstrekken.

Categorie 1: Als bezoeker van onze website	Identificatiegegevens	Elektronische identificatiegegevens: browser-type, IP-adressen, besturingsprogramma, pagina’s die op onze website worden bezocht, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons cookiebeleid)
Categorie 2: U schrijft u in op onze elektronische mailings of nieuwsbrieven.	Identificatiegegevens	Naam, e-mailadres, organisatie
	Varia	Opt-in / opt-out voor elektronische mailings
Categorie 3: U schrijft u in/registreert zich voor onze activiteiten (o.m. workshops, lezingen, debatten, vragenlijsten, wedstrijden, projectoproepen,…)	Identificatiegegevens	naam, organisatie, bedrijfsnaam, adres, telefoon/gsm-nummer, e-mailadres, gemeente, stad, BTW nummer, facturatieadres, enz…
Categorie 4: U reserveert een vergaderzaal	Identificatiegegevens	naam, organisatie, bedrijfsnaam, adres, telefoon/gsm-nummer, e-mailadres, BTW nummer, facturatieadres, enz…
Categorie 4: U reserveert een vergaderzaal	Varia	Gegevens die u aan ons meedeelt
Categorie 5: U nam deel aan één van onze evenementen	Identificatiegegevens en beeldmateriaal	Foto’s en video’s
Categorie 6: U vult het contactformulier op de website in	Identificatiegegevens	Naam, e-mailadres, onderwerp, bericht
Categorie 7: U vult het uitdaging voorstelformulier op de website in (Comon)	Identificatiegegevens	Naam, e-mailadres, titel van uitdaging, beschrijving van uitdaging
Categorie 8: U plaatst een reactie op de website (Comon)	Identificatiegegevens	Naam, e-mailadres, organisatie, reactie
Categorie 9: U brengt uw stem uit via het stemformulier op de website (Comon)	Identificatiegegevens	E-mailadres, IP adres
	Varia	Opt-in voor marketingdoeleinden

Uw Persoonsgegevens worden bewaard op papier (in een afgesloten kast en/of beveiligde kluis) indien U gebruikt maakt van het registratieformulier en/of elektronisch (in afgeschermde databanken op beveiligde Europese servers) indien U gebruik maakt van onze website.

Artikel 3 – DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

CVSO Waalse Krook verzamelt en verwerkt bovengenoemde Persoonsgegevens om de volgende doeleinden te bereiken en op grond van de volgende rechtsgronden:

3.1 Algemene doeleinden en rechtsgronden

Categorie	Doeleinden	Rechtsgronden
Categorie 1	Voor het beheer van onze website (optimalisatie website en gebruik van website analyseren)	Toestemming en/of Gerechtvaardigde belangen
Categorie 1, 2	Voor marketingdoeleinden, onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich heeft ingeschreven).	Uw toestemming (Opt -in) of gerechtvaardigde belangen
Categorie 1, 2	Statistische doeleinden	Uw toestemming (Opt -in) of gerechtvaardigde belangen
Categorie 3	Om u informatie te sturen met betrekking tot toekomstige activiteiten van Comon of één van haar Partners Voor de registratie voor en deelname aan events Voor het leveren van diensten en dienstverlening van Comon	Voor activiteiten van Comon: Uw toestemming (Opt -in) of gerechtvaardigde belangen Voor activiteiten van de Partners gelieerd aan de activiteiten van Comon: Uw toestemming (Opt -in) of gerechtvaardigde belangen Voor activiteiten van de Partners niet gelieerd aan de activiteiten van Comon: expliciete toestemming
Categorie 3	Voor administratieve verwerking en opvolging van uw inschrijving	Uitvoering van de overeenkomst (en waar nodig: uw uitdrukkelijke toestemming)
Categorie 4	Voor de administratieve verwerking en opvolging van uw reservatie, alsook om u concrete informatie met betrekking tot uw reservering te kunnen bezorgen	Uitvoering van de overeenkomst (en waar nodig: uw uitdrukkelijke toestemming)
Categorie 5	Marketingdoeleinden, promotie van Comon, publicatie van de evenementen	Naargelang de situatie uw toestemming of gerechtvaardigd belang
Categorie 6	Voor de administratieve verwerking van uw vraag alsook direct marketing doeleinden van Comon	Geïnformeerde expliciete toestemming.
Categorie 7	Voor de administratieve verwerking van uw vraag alsook direct marketing doeleinden van Comon	Geïnformeerde expliciete toestemming.
Categorie 8	Voor de administratieve verwerking van de reactie die u nalaat. Indien u dat anoniem heeft gedaan, worden er geen identificatiegegevens verwerkt	Geïnformeerde toestemming
Categorie 9	Voor de verwerking van uw stem en ook om na te gaan dat u geen misbruik maakt van het stemformulier. Alsook voor doeleinden van direct marketing	Geïnformeerde expliciete toestemming.

3.2 Direct marketing

Uw gegevens met betrekking tot Uw identificatie zullen enkel gebruikt worden voor directe marketingdoeleinden (om u bijv. op de hoogte te houden van nieuwigheden in het aanbod van onze dienstverlening), indien U hiermee uitdrukkelijk en voorafgaandelijk instemt door het aanvinken van een check-box (‘‘opt-in’’) en voor zover een dergelijke mogelijkheid wordt geboden.

In het geval U Uw toestemming heeft gegeven en U toegevoegd werd aan de directe mailinglijst van CVSO Waalse Krook mag deze laatste uw Persoonsgegevens gebruiken om U marketing materiaal alsmede materiaal verbonden aan haar Diensten sturen. Deze toestemming kan op elk ogenblik worden ingetrokken, gratis en zonder motivering, door te klikken op de opzegknop op het einde van elke promotionele e-mail.

3.3 Overdracht naar derde partijen:

3.3.1 Werken met onderaannemers

CVSO Waalse Krook zal beroep doen op derden voor het uitvoeren en mogelijk maken van onze Diensten. Voorbeelden van deze leveranciers en serviceproviders zijn onder andere entiteiten die analyses, marketing en webhostingservices leveren of helpen om de diagnostische competenties van onze Diensten te verbeteren.

Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan derden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring en garanderen dat de veiligheid en vertrouwelijkheid met betrekking tot Uw Persoonsgegevens wordt nageleefd.

3.3.2 Indirect Marketing

Verder zullen wij Uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij u daar uw uitdrukkelijke toestemming voor geeft of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan ook alle wettelijke en technische voorzorgen genomen om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen.

3.3.3 Internationale doorgifte

In geval van internationale doorgifte van gegevens vanuit de EER naar een land buiten de EER dat de Europese Commissie heeft erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming, worden uw persoonsgegevens doorgegeven op deze basis.

Voor doorgiftes naar landen buiten de EER die niet erkend zijn door de Europese Commissie als landen met een passend niveau van gegevensbescherming, zullen wij ons naargelang de specifieke situatie beroepen op een toepasselijke afwijking en zullen wij de passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd.

Artikel 4 - WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?

Om de hogervermelde doeleinden te vervullen, kunnen er gevallen zijn waarbij we andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens moeten meedelen aan:

Medewerkers van CVSO Waalse Krook;
De entiteiten die deel uitmaken van Comon/CVSO Waalse Krook;
Dienstverleners die namens ons diensten verlenen en als verwerkers voor ons optreden (PR en marketing experten, IT-verantwoordelijken, ...);
Voor zover van toepassing, medewerkers van één van de Partners
Andere instanties, op verzoek en voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 5 - DUUR VAN DE VERWERKING

De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor de periode waartoe wij wettelijk verplicht zijn dit te doen of voor zo lang dit essentieel is voor de doeleinden van de verwerking of voor de (contractuele) relatie tussen U en CVSO Waalse Krook.

Na het verloop van de bewaartermijnen zullen de nodige passende maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens te verwijderen.

Persoonsgegevens

Bewaartermijn

Categorie 1: Als bezoeker van onze website

Categorie 2: U schrijft u in op onze elektronische mailings of nieuwsbrieven.

Categorie 3: U schrijft u in voor onze activiteiten (o.m. workshops, lezingen, debatten, vragenlijsten, wedstrijden, projectoproepen,…)

Categorie 4: U reserveert een vergaderzaal

Categorie 5: U nam deel aan één van onze evenementen

Categorie 6: U vult het contactformulier op de website in

Categorie 7: U vult het uitdaging voorstelformulier op de website in

Categorie 8: U plaatst een reactie op de website

Categorie 9: U brengt uw stem uit via het stemformulier op de website

Alle persoonsgegevens gebruikt voor marketing doeleinden zullen bijgehouden worden tot het moment dat u ons laat weten dat u onze mailing niet langer wenst te ontvangen. Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij eveneens naar ons Cookiebeleid dat u in artikel 9 van deze Privacyverklaring kan terugvinden. Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (zoals hierboven beschreven). Dit betekent concreet dat wij uw gegevens zullen verwijderen 5 jaar na uw laatste actieve handeling (inschrijving, deelname aan event of contact met ons).

Artikel 6 – UW RECHTEN

6.1 Recht van toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van Uw Persoonsgegevens en het gebruik dat wij van Uw Persoonsgegevens maken. Dit bijvoorbeeld door een kopie van uw Persoonsgegevens op te vragen.

6.2 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om bepaalde Persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.

U heeft steeds het recht om ons te verzoeken Uw Persoonsgegevens aan te passen.

U kunt eveneens verzoeken dat de verwerking van Uw Persoonsgegevens wordt beperkt, indien U denkt dat Uw gegevens onnauwkeurig zijn en U ons hieromtrent vervolgens in kennis stelt.

Bijkomend heeft U het recht om CVSO Waalse Krook te verzoeken Uw gegevens te verwijderen voor zover wij niet in de mogelijkheid verkeren deze anoniem te maken.

Wel kan het zijn dat indien U weigert bepaalde Persoonsgegevens mee te delen, of indien U ons vraagt ze te verwijderen, wij onze Diensten niet meer op een optimale wijze kunnen aanbieden.

6.3 Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van Uw Persoonsgegevens wanneer U ernstige en rechtmatige redenen heeft om dit te doen.

U heeft eveneens het recht van verzet tegen het gebruik van Uw Persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. In dit geval zal geen specifieke motivering worden verzocht.

6.4 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om Uw Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of deze aan andere verantwoordelijken voor de verwerking over te dragen.

6.5 Recht van intrekking van de toestemming

U beschikt over het recht om Uw voorafgaande toestemming voor het verwerken van Uw Persoonsgegevens in te trekken, wanneer de verwerking van Uw Persoonsgegevens op Uw toestemming gebaseerd is.

6.6 Geautomatiseerde beslissingen en profilering

U heeft het recht ons te verzoeken niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die enkel gestoeld is op een geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering en die wettelijke gevolgen teweegbrengen die betrekking op U hebben of een aanzienlijke invloed op U hebben.

6.7 Uitoefening van uw rechten

U kunt Uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen, via e-mail naar administratie@dekrook.be of via de post naar,

CVSO Waalse Krook
Platteberg nr. 11
9000 Gent

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

6.8 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de gegevensbeschermingsautoriteit waaronder CVSO Waalse Krook ressorteert:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35,
Email: contact(at)apd-gba.be

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet, maw u kan nog altijd uw rechten uitoefenen voor de burgerlijke rechtbank. Indien U afkomstig bent uit een andere EU-lidstaat dan België, kan U eveneens een klacht indienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit (voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitPersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap).

Indien U schade zou lijden als gevolg van de verwerking van Uw Persoonsgegevens, kunt U een vordering tot schadevergoeding instellen.

Artikel 7 – VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op zowel technisch, administratief en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van Uw Persoonsgegevens te vermijden alsook elke niet toegestane verwerking van deze gegevens. Echter, in het geval dat dit wel zou voorvallen en het Uw Persoonsgegevens zou betreffen, zal CVSO Waalse Krook U informeren omtrent de inbreuk, met inbegrip van een beschrijving van de potentiële impact en een aanbeveling om de mogelijke negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken.

CVSO Waalse Krook bewaart Uw Persoonsgegevens veilig op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

In geen geval kan CVSO Waalse Krook aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de Persoonsgegevens.

Artikel 8 – TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

Deze privacyverklaring wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is.

De rechtbanken van Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze privacyverklaring.